О порядке учета и списания горюче-смазочных материалов

Каждая организация, деятельность которой связана с эксплуатацией транспортных средств, нуждается в грамотном учете ГСМ по путевым листам. Под ГСМ понимаются любые виды топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей. Учет нужен для наведения порядка и контроля расхода материальных ресурсов, в том числе для контроля расхода бензина и дизельного топлива.

О путевом листе: что это и зачем

Путевой лист является первичным документом, в котором указывается пробег автомобиля. На основе данного документа определяется расход бензина. Если деятельность организации связана с использованием транспортных средств, они обязаны применять форму листа с реквизитами, установленными приказом Минтранса. Если автомобиль используется компанией для производственных и управленческих нужд, может разрабатываться путевой лист в соответствии с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете».

Регистрация путевых листов выполняется в специальном журнале, причем учет путевых листов тесно связан с ГСМ. Если организация по роду деятельности не связана с транспортом, она может составлять ПЛ с нужной ей регулярностью, главное – своевременное подтверждение обоснованности расхода. Путевой лист позволяет:

• составить официальное подтверждение производственной необходимости расходов,
• зафиксировать расстояние, пройденное транспортным средством,
• установить показатели, на основе которых рассчитывается объем использованных ГСМ.

После того, как определяется фактический или нормативный объем использования, рассчитывается сумма к списанию.

Как учитывается расход?

В формах путевого листа есть специальные графы, в которых отражается оборот ГСМ с указанием объема горючего в баке, объема выданного и оставшегося топлива. Несложные вычисления позволяют оценить количество горючего, которое было использовано. Кроме того, в документе отображаются показания спидометра на начало и конец пути для определения количества пройденных транспортным средством километров.

Путевой лист – это основание для расчета фактического и нормативного списания ГСМ. Полученные данные отражаются в бухгалтерском учете. Но в некоторых случаях, например, при заправке бензопил, мотоблоков и любой другой спецтехники, ПЛ не используется. Вместо него составляется акт на списание.

Бухгалтерские и налоговые нюансы

Горюче-смазанные материалы относятся к материально-производственным запасам, поэтому их учет в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. ГСМ принимаются к учету в виде чеков АЗС, корешков талонов, которые прилагаются к авансовому расчету. Если водитель покупал топливо по топливной карте

С точки зрения налогового учета списание ГСМ представляет собой более сложный процесс:

• ГСМ могут учитываться в составе материальных и прочих расходов. Если организация занимается перевозкой людей, грузов, то ГСМ относятся к материальным затратам. Если же транспортные средства используются компанией как служебные, то горюче-смазочные материалы относят к прочим расходам;
• Второй момент касается нормирования расходов на списание: в налоговом учете ГСМ принимаются по фактическому использованию и по рассчитанному в соответствии с нормами по количеству объему.

На практике компании могут в индивидуальном порядке разрабатывать и утверждать нормы расхода топлива.

В Налоговом кодексе РФ указывается:

• если организацией самостоятельно установлены нормы списания ГСМ, и она их превысила, но учла в налоговом вычете как сумму сверхнормативного использования топлива, инспекцией данная сумма может быть не признана расходом;
• если автомобиль нужен компании как служебное транспортное средство, то расходы на учет ГСМ признаются как прочие расходы. Их величина равна суммам, которые фиксируются в бухгалтерском учете.

Подводя итоги, можно сказать следующее. ГСМ являются существенной статьей расходов во многих организациях. И очень важно, чтобы бухгалтеры умели вести учет топлива и обосновывать эти расходы. Определить количество использованных ГСМ проще всего с помощью путевых листов.